Deelnemen aan wedstrijden
Aan het deelnemen aan zwemwedstrijden zijn regels verbonden. Deze staan in de KNZB Reglementen Zwemmen. Deze reglementen zijn de belangrijke pijlers onder de georganiseerde wedstrijdzwemsport. Het zou immers maar vreemd zijn als elke zwemvereniging eigen regels zou opstellen, dan zouden wellicht de rugslagvlaggen niet overal op 5 meter van het keerpunt hangen en zou het aantikken met één hand wellicht de ene keer wel en de andere keer niet tot diskwalificatie leiden!
Doordat alle zwemwedstrijden in Nederland gezwommen worden onder het KNZB reglement en alle wedstrijden geleid worden door KNZB officials hoeft u zich nooit zorgen te maken over afwijkende regelgeving. Ook internationaal gelden veelal de zelfde bepalingen omdat alle reglementen zijn afgeleid van de internationale reglementen van de Wereldzwembond (FINA).
Belangrijk bij het deelnemen aan wedstrijden zijn
- Deel C. Algemeen Sportreglement en
- Deel D. Zwemmen (inclusief masters & open water zwemmen)
Wij willen eveneens wijzen op
- Deel O. Sponsoring Reglement
- Deel P. Doping Reglement
- Deel Q. Beroepscode.
Elk verenigingszwemsecretariaat dient zich te conformeren aan het KNZB reglement. Op het niet nakomen van een aantal bepalingen staan namelijk boetes. Ook teleurstellingen bij het inschrijven op wedstrijden of het organiseren van wedstrijden kunnen zo worden voorkomen.
Deelnemen aan wedstrijden
Wedstrijdsoftware
De KNZB heeft voor één softwarepakket gekozen als het gaat om de administratie rond zwemwedstrijden. De keuze van de KNZB is uitgegaan naar het internationaal beproefde Splash programma. Voor verschillende werkzaamheden zijn de volgende onderdelen beschikbaar:
Splash Team Manager
Dit programma verzorgt de tijdenadministratie en hiermee kan je inschrijvingen verzorgen.
Splash Meet Manager
Hiermee kan je een wedstrijdprogramma samenstellen en op de wedstrijd de uitslagen digitaal verwerken. Verdere informatie Splash software of via splash@knzb.nl
LENEX bestanden
Voor de uitwisseling van gegevens van zwemwedstrijden wordt door de KNZB alleen het LENEX formaat als uitwisselingsformaat geaccepteerd. Alle uitwisseling (aanvragen, uitnodigingen, inschrijvingen, resultaten, records, kwalificaties) wordt zoveel als haalbaar alleen maar in digitale vorm verwerkt.
Via de webkalender van de KNZB worden centraal alle gegevens voor wedstrijdaanvragen, en –uitslagen digitaal verwerkt. Ook hierbij wordt het Lenex formaat als standaard gebruikt. Daarnaast worden ook alle inschrijvingen voor KNZB wedstrijden digitaal verwerkt.
De KNZB is eindverantwoordelijk voor referentiegegevens, zoals gegevens van startvergunningen, officials, kwalificaties, classificaties van gehandicapte zwemmers etc. Deze gegevens worden digitaal in LENEX formaat beschikbaar gesteld voor iedereen die hiervan gebruik moet of wil maken. Deze referentiegegevens worden door de KNZB dagelijks geactualiseerd. Je kan deze gegevens downloaden vanuit Sportlink en importeren in Team Manager. Zie hiervoor de pagina met Formulieren & bestanden..
Zoeken van geschikte wedstrijden
Een goede wedstrijd zoeken die past bij jouw team is belangrijk. Hoe pak je dat aan?
Er is de KNZB wedstrijdkalender, waar je in ieder geval de data van de verschillende wedstrijden kunt vinden. In de KNZB webkalender vindt je de volledige informatie van de diverse wedstrijden. In de webkalender kun je ook heel specifiek op doelgroep of zelfs de te zwemmen afstand zoeken!
Kijk op de Regio website. Hier staan de wedstrijden in jouw regio en de data van de Minioren, Junioren en Jeugdwedstrijden, (Regio)competitie wedstrijden en overige Regio wedstrijden.
Vraag verenigingen in jouw omgeving wanneer zij wedstrijden organiseren. Kijk in het verenigingsarchief naar wedstrijden waar je in voorgaande jaren bent geweest en ga bij de organiserende vereniging na of deze nog georganiseerd worden.
Als je meerdere wedstrijden heeft gevonden vraag je het programma en de bepalingen op bij de organiserende vereniging. Als u dit heeft ontvangen overlegt u met de trainer(s) en de zwemcommissie welke wedstrijden het meest geschikt zijn. Dit kan op basis van:
- De leeftijden en programmanummers in het programma
- Het niveau van de wedstrijd
- De reisafstand naar het zwembad
Inschrijven van wedstrijden
Als jouw vereniging deelneemt aan een wedstrijd moet de inschrijving ruim van tevoren bij de organiserende vereniging zijn, meestal 1 week tot 10 dagen. Je maakt eerst een deelnemerslijst waarop staat welke zwemmers aan welke nummers deelnemen. Daarna kan de inschrijving worden gedaan.
De deelnemerslijst
Meestal ontvang je van de organiserende vereniging een LXF1 uitnodigingsbestand. Dit kan je inlezen in Splash en daarmee kan je de wedstrijdinschrijving maken. Je dient eerst van de trainer een lijst te ontvangen welke zwemmers op welke nummers aan de start gaan komen. Bij een aantal verenigingen wordt deze deelnemerslijst samengesteld door de zwemcommissie en daarna beoordeeld door de trainer.
Als je zelf de deelnemerslijst samenstelt moet je goed de uitnodiging & bepalingen van de wedstrijd doorlezen om na te gaan voor welke zwemmers de wedstrijd is bedoeld, of er deelnamelimieten zijn en welke programmanummers voor de diverse leeftijden zijn uitgeschreven. Let ook goed op de sluitingsdatum van de inschrijving.
Aantal starts
Let bij het samenstellen van de inschrijving op het aantal starts van elke zwemmer. Het is meestal niet aantrekkelijk om voor één start naar een wedstrijd te gaan.
Je dient zich uiteraard te houden aan de leeftijdsbepalingen en leeftijdsbeperkingen zoals die bovenaan deze pagina staan vermeld.
Ook kunnen door de organiserende vereniging het aantal starts per zwemmer of het aantal zwemmers dat per vereniging per programmanummer mag starten beperkt zijn.
De inschrijving
De inschrijving maak je in Splash Team Manager. Hierin staan op volgorde van de programmanummers alle deelnemers van uw vereniging met hun (dag-)startnummer en de snelst gezwommen tijd tot nu toe vermeld. Splash Team Manager haalt direct de meest geschikte inschrijftijden erbij. De inschrijving kan als lxf bestand per e-mail naar de organiserende vereniging worden gestuurd.
In artikel C14 van de KNZB Reglementen vind je de reglementsartikelen die betrekking hebben op de wedstrijdinschrijving.
1. LXF is de afkorting voor LENEX File, het uitwisselingsformaat voor uitnodigingen, inschrijvingen en uitslagen.
Studenten wedstrijden
Zwemmers en zwemsters die studeren aan een HBO of WO instelling kunnen ook uitkomen bij Studentenwedstrijden. Er is een zwemcompetitie met 4 rondes en er is ook een NK. Voor deelname aan de studentenzwemcompetitie dienen de zwemmers lid te zijn van een Studenten Zwemvereniging.
De tijden van een Studentenzwemwedstrijd tellen mee, want er wordt conform de KNZB reglementen gezwommen. Dat betekent dat als de zwemmers de tijden officieel geregistreerd willen hebben in Swimrankings, dat zij bij de Studentenzwemwedstrijd ingeschreven dienen te worden met het KNZB startnummer. Zwemmers informeren hier vaak het secretariaat van de Studentenvereniging zelf over.
Als 'burgervereniging' kan na afloop van een dergelijke wedstrijd het LXF bestand ook inlezen in Team Manager, waardoor de resultaten worden bijgewerkt.
Bij het NK studenten kan er zowel door de Studentenvereniging als door de 'burgervereniging' worden ingeschreven.
De Stichting Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie regelt de dispensatie centraal voor alle zwemmers.
Nederlandse Kampioenschappen
Bij het maken van een inschrijving voor een Nederlands Kampioenschap is het zorg om de bepalingen van het betreffende kampioenschap zeer goed door te nemen.
Bij alle NK's geldt dat de contactgegevens van de inschrijver dienen ingesloten te zijn in het LXF bestand. Om dit te doen lees je de onderste optie van dit onderdeel, "Contactpersoon, coaches en officials toevoegen aan een inschrijving".
Para-zwemmers
Wanneer je binnen jouw vereniging Para-zwemmers hebt met een classificatie, dan dienen deze gegevens ook meegegeven te worden aan een organiserende vereniging. De classificatiegegevens kan je invoeren bij de persoonlijke gegevens van een zwemmer.
Dubbel klik in Team Manager op de naam van een zwemmer (in het overzicht aan de linkerzijde) en kies voor het tabblad 'Extra info'. Je krijgt dan het onderstaande scherm:
In het omcirkelde gedeelte kan je per zwemslag de verschillende getallen plaatsen. Sla de gegevens op door op OK te klikken en in het vervolg worden de juiste S-codes meegegeven. Let ook op de uitzonderingscodes? Ook die moeten ingevuld zijn, indien van toepassing. Meer informatie hierover op de pagina's van Para-zwemmen en het KNZB reglement..
Meerdere teams (Nationale Competitie, Minioren Club Meet)
Wanneer je met jouw vereniging met meerdere zwemploegen deel neemt aan de KNZB Zwemcompetitie of aan de Regio Minioren Club Meet, dan is het noodzakelijk dat het teamnummer wordt meegegeven bij inschrijving. De KNZB webkalender (competitiemodule) berekent op basis van de teamnummers de juiste puntentellingen.
Als je met een eerste en tweede (of zelfs een 3e) ploeg deelneemt aan de KNZB Zwemcompetitie dan is het verplicht om, ook al zwemmen de ploegen niet bij dezelfde wedstrijd, de teamnummers in te voeren.
In de bijgesloten handleiding meerdere teams competitie of rmcm staat beschreven hoe je dit kunt instellen.
Afmelden bij wedstrijden
Als een ingeschreven deelnemer niet deel kan nemen of als een deelnemer op de dag van de wedstrijd ziek is moet je de juiste werkwijze volgen voor afmeldingen. Gebeurt dit niet dan kan aan de vereniging een administratieve heffing worden opgelegd.
Afmelden vóór de wedstrijddag
Conform het reglement (D19.1.4.1) kunnen afmeldingen tot 24 uur van te voren worden doorgegeven aan de organiserende vereniging. Deze afmeldingen worden met de opmerking "AFGEM" in het procesverbaal opgenomen.
Voor de verdere details verwijzen we u naar het reglement.
Ziekmelden op de wedstrijddag
Bij de meeste wedstrijden is het ziekmelden van zwemmers mogelijk vóór aanvang van de juryvergadering. Je doet dit op een wijzigingsformulier, waarbij je de programmanummers, de gegevens van de zwemmer(s) en de reden opneemt. Je parafeert het formulier en levert deze in bij het jurysecretariaat.
In bijlage D1 van de KNZB Reglementen vind je de administratieve bepalingen met betrekking tot het afmelden, deel A, lid 4.
Deelnemen aan een buitenlandse wedstrijd
Wanneer je als vereniging wilt deelnemen aan een wedstrijd in het buitenland, dan is het noodzakelijk om hiervan de KNZB in kennis te stellen. De KNZB zorgt voor een nette afhandeling van de resultatenverwerking en houdt in de gaten dat ook de uitslagen in Swimrankings terecht komen.
Je dient het registratieformulier uiterlijk 3 dagen vóór de eerste wedstrijddag in te vullen
Contactpersoon, coaches en officials toevoegen aan een inschrijving
Het is bij een groot aantal wedstrijden, zeker nu met de corona-maatregelen, nodig om een contactpersoon op te geven bij inschrijving. Ook coaches en officials kunnen via het LENEX bestand worden meegestuurd.
In Team Manager, klik op de menu-optie "Wedstrijden". Kies vervolgens voor "Lijsten afdrukken" en daarna "Namenlijst".
Het volgende scherm komt dan tevoorschijn:
Contactpersoon
Bij contactpersoon klik je op het pijltje om de juiste persoon in de Team Manager database te selecteren. Zorg in ieder geval dat bij deze persoon een e-mailadres en telefoonnummer zijn opgeslagen. Bij een inschrijving voor Nederlandse Kampioenschappen is een postadres ook nodig voor de facturatie van de startgelden.
Ploegleider & Extra ploegleiders
Bij Ploegleider kan je de verantwoordelijke trainer opgeven. Bij extra ploegleiders zijn eventuele extra coaches toe te voegen. Let op dat je al deze personen dus wel in Team Manager heeft ingevoerd, conform de AVG-richtlijnen.
Officials
Ook officials kunnen via deze weg ingeschreven worden voor een wedstrijd. Let op dat de juiste bevoegdheden zijn ingevoerd bij de betreffende persoon en dat je afstemt met de official welke gegevens mogen worden meegestuurd cf. de AVG richtlijnen.
Heb je de juiste mensen uiteindelijk geselecteerd dan kan je een PDF bestand opslaan wat meegestuurd kan worden met de inschrijving. De personen zijn nu ook toegevoegd aan het LXF-export bestand.
Waar vind ik alle informatie omtrent tucht-, beroeps- en protestzaken?
Alle informatie over tucht-, beroeps- en protestzaken is hier te vinden.
Weersomstandigheden
Kijk op deze pagina voor alle informatie rondom weersomstandigheden.
