[Blog] Het bestuur

In mijn eerste blog in de vorige nieuwsbrief heb ik uitgelegd dat wij als accountmanager er primair zijn voor de besturen van onze verenigingen.

Wij werken in de lokale driehoek van Gemeente, Accommodatiebeheerder en de Vereniging. We bieden hulp op velerlei vlak. Meestal persoonlijk, soms met hulp van een expert of een collega die expert is op het gewenste gebied. Wij hebben een online tool ontwikkeld met elkaar, waarbij je kan zien hoever jouw vereniging staat in vergelijking met andere verenigingen, maar ook in vergelijking met de eigen vereniging een paar jaar of aantal adviesgesprekken later. Buiten deze ondersteuning organiseren wij ook bijscholingen, workshops en een jaarlijks congres om onze besturen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen, tools die er zijn en mogelijkheden die in de markt gezet zijn.

Deze nieuwsbrief ga ik wat uitleggen over de taakverdeling binnen een vereniging. Elke vereniging is uniek. Als jullie structuur werkt, ga deze dan vooral niet veranderen. Een bestuur zit niet op de stoel van een trainer of commissie. De bestuurder heeft zo’n mooie, unieke positie binnen de vereniging. Koester deze en maak het takenpakket niet (nog) groter.

Een bestuur wordt gekozen door de leden van de vereniging op de Algemene Ledenvergadering. Het bestuur is het geweten van de vereniging. Alle taken die het bestuur uitvoert, voert zij uit namens de leden en zijn in het belang van de vereniging. Een bestuur bestaat in ieder geval uit een dagelijks bestuur, voorzitter, secretaris en penningmeester. Liefst aangevuld met meerdere bestuursleden om de taken te verdelen en daarmee te verlichten.

Wat zijn de taken van een bestuur? Het bestuur van een vereniging houdt de vereniging draaiend. Middels de visie en het beleid van de vereniging geven zij leiding aan de vereniging. Beleidsplannen, begrotingen, investeringen, contracten, ze worden allemaal aan de bestuurstafel besproken en vastgesteld. En ook andere belangrijke thema’s als Ledenwerving en Ledenbehoud, Financiën, Accommodatie en Veilig Sportklimaat beginnen meestal bij de bestuurders.

De voorzitter zorgt ervoor dat het vastgestelde algemeen beleid wordt gevolgd. De voorzitter houdt overzicht op de taakverdeling van bestuursleden en de gemaakte afspraken rondom taken en projecten. De voorzitter is aanwezig op belangrijke clubmomenten als gezicht van de vereniging.

De secretaris stelt het vergaderschema voor het gehele jaar op met de ALV, Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en eventueel MT, notuleert tijdens vergadering en nodigt uit voor vergaderingen, verspreid post en regelt de ledenadministratie.

De penningmeester stelt de jaarbegroting op, maakt het financieel jaarverslag en houdt zicht op de kascontrole. De aanvullende algemene bestuursleden krijgen een taak of project toegewezen.

Wij adviseren een bestuur te zorgen voor sterke commissies, die zelfstandig onder leiding van een bestuurslid taken uitvoeren. Omkader de bevoegdheden en speelruimte van de commissies om misverstanden te voorkomen. Draag er zorg voor dat je als bestuurslid op de hoogte blijft van de vorderingen en het nakomen van de afspraken. Rond een project of taak duidelijk af met elkaar. Vier het succes. Leer van de obstakels die je tegen komt. Informeer je mede bestuurders over beiden.

Als bestuurder en commissie heb je géén trainerstaken. Dit laat het bestuur en de commissie over aan het technisch kader. De commissie heeft overleg met de trainersdelegatie. De trainers nemen de commissie mee in hun besluiten en wensen. Als commissie stel je vragen, het besluit wordt op basis van feiten genomen. Niet op basis van persoonlijke voorkeuren en een gunfactor.

De commissies stellen het bestuur op de hoogte van de feiten en beslissingen die genomen zijn door de trainers. Zowel commissie als bestuur staan achter de besluiten. Mochten er vragen gesteld worden, worden deze door de commissie beantwoord. Met altijd in het achterhoofd dat je staat achter de trainers. Als de (ouders van de) sporters een twijfel bespeuren, zullen zij deze gaan gebruiken. Als de commissie twijfelt aan het feitelijk genomen besluit van de trainers, moeten zij dat eerst uitspreken en onderling bespreken voordat het besluit bekend gemaakt wordt. Mochten er toch discussies of vragen blijven bestaan, kan het bestuur altijd als onafhankelijke toehoorder worden ingezet. En ook dan geldt dat de bestuurder altijd achter de commissie en trainer staat. Als er reden is opnieuw te gaan praten met de trainer, dan worden er géén toezeggingen gedaan aan (ouders van de) sporter.

In het kort samengevat: als bestuurder ben je in dienst van je leden. Het belang van je leden en vereniging zijn altijd je eerste prioriteit.

Mochten er na het lezen van deze blog nog vragen zijn, neem contact op met je accountmanager.

Blog Irma Duim

Accountmanager regio Oost en Midwest

Note: voor de leesbaarheid van de blog is gekozen alleen de term sporter te gebruiken. Hiermee wordt uiteraard ook de vrouwelijke versie bedoeld, alsmede de waterpolospeler van een team, schoonspringer, synchroonzwemmer als ook wedstrijdzwemmer of recreatief zwemmer.