Organiseren van wedstrijden

Als je vereniging heeft besloten om een zwemwedstrijd te gaan organiseren moet je natuurlijk als eerste een zwembad afhuren. Hiervoor neem je contact op met de verhurende instantie van het zwembad.

Het is voor een zwemvereniging erg belangrijk een goede relatie te onderhouden met de verhurende instantie, de bedrijfsleiding en het personeel van een accommodatie. Onthoudt altijd dat je hier te gast bent en dat nog vele jaren zult willen blijven.

Een wedstrijdbad moet tijdens een zwemwedstrijd natuurlijk aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze zijn vastgelegd in art. D14 van de KNZB Reglementen..

Voordat je een wedstrijd kunt organiseren moet je natuurlijk weten of het zwembad beschikbaar is. Doe dit ruim van tevoren! Veel zwembaden zijn al lang van tevoren besproken, zeker op de tijden dat wedstrijden worden georganiseerd.

Dit is juist van belang voor het organiseren van wedstrijden voor Minioren, omdat wij adviseren dat specifieke wedstrijden voor deze leeftijdsgroepen in het weekend niet later dan 18.00 uur eindigen.

Veel verenigingen hebben op vaste tijden de beschikking over zwembaden, ook in het weekend. Vaak wordt in het begin van het seizoen al een kalender gemaakt voor de weekenden met daarin de wedstrijden (zwemmen, waterpolo en andere onderdelen). Dit betekent dat alleen toevallig vrije weekenden over blijven. Wil je meer keuze voor de planning van jouw wedstrijd dan zal dat dus veelal al heel vroeg moeten gebeuren. Bijvoorbeeld aan het eind van het seizoen, dan kan al besproken worden voor het seizoen daarop volgend.

De accommodatie die je gebruikt voor de wedstrijd moet natuurlijk passen bij het type wedstrijd, het aantal deelnemers en toeschouwers en de duur van de wedstrijd. Bij accommodatie moet je niet alleen denken aan het wedstrijdbassin maar ook aan de toeschouwersruimte, de kleedruimten enzovoort.

Regelmatig wordt de KNZB benaderd door verenigingen waarvan de poulepartners gemaakte afspraken niet (kunnen) nakomen. Wij adviseren verenigingen en poulepartners gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen. In geval van een wanprestatie kan een gedupeerde vereniging dan actie ondernemen, eventueel via de KNZB tuchtcommissie.

Eveneens komt het regelmatig voor dat wedstrijden door de scheidsrechter worden afgelast vanwege te hoge watertemperatuur of andere onvolkomenheden in het wedstrijdbad. Het kan van groot belang zijn de afspraken over bijvoorbeeld watertemperatuur en waterdiepte schriftelijk vast te leggen, zodat bij afgelasting de eventuele financiële gevolgen bij de verhuurder geclaimd kunnen worden. Bij een afgelasting zal het kunnen overleggen van een dergelijke afspraak op schrift zwaar wegen in de besluitvorming of de wedstrijd al dan niet op een andere datum verzwommen kan worden.

In geval een accommodatie door weersomstandigheden per openbaar vervoer niet meer bereikbaar is, kan een wedstrijd worden afgelast. In de praktijk blijkt deze regel niet altijd toepasbaar. Daarom wordt verenigingen geadviseerd afspraken hierover vast te leggen in verband met het eventueel delen van de gemaakte kosten.

Indien een team teruggetrokken wordt en er reeds afspraken zijn gemaakt met andere verenigingen is het raadzaam behalve de KNZB ook de andere verenigingen hiervan zo tijdig mogelijk schriftelijk op de hoogte te stellen.

Het is raadzaam dat alle betrokkenen tijdens een competitiewedstrijd het complete wedstrijdprogramma en de bepalingen bij zich hebben.

Als je alle gegevens voor de publicatie van een wedstrijd op een rijtje heeft gezet kan je de wedstrijd aanmelden op de webkalender van de KNZB.

Via het @zwembond.nl adres kan je inloggen op de webkalender. Daar kan je jouw wedstrijd aanmelden door de gevraagde gegevens in te vullen en een .lxf uitnodigingsbestand bij te voegen. Je ontvangt op jouw @zwembond.nl binnen uiterlijk 6 dagen bericht wanneer de wedstrijd is goedgekeurd. Tot 7 dagen voor de wedstrijd kan je gegevens uit de aanvraag of het programma nog via de webkalender wijzigen.

De kosten voor het aanmelden van een wedstrijd staan jaarlijks vermeld in de tarievenlijst. Dit bedrag is geïndexeerd en het tarief wordt jaarlijks aangepast. De vereniging ontvangt hiervoor een factuur. Voor onderlinge wedstrijden (deelnemers uit één vereniging) en wedstrijden uit de Nationale Zwemcompetitie zijn géén kosten verschuldigd.

Als een wedstrijd om wettige redenen geen doorgang vindt (zulks ter beoordeling van het KNZB bondsbureau) of als door de naleving van de KNZB reglementen de wedstrijd geen doorgang kan vinden wordt het gehele aanmeldbedrag gerestitueerd. In dit laatste geval kan een te hoge of te lage watertemperatuur bijvoorbeeld de oorzaak zijn (Artikel C9).

Als je een wedstrijd organiseert dien je ook voor een jury te zorgen. Veel verenigingen hebben een officialfunctionaris die deze taak vervult. Er zijn echter ook regio's waar de Regio Officialcommissie de jury of een deel van de jury verzorgt. Als dat niet het geval is zorgt het zwemsecretariaat hier voor.

In art. D2 van de KNZB Reglementen vind je de reglementsartikelen met betrekking tot de juryinzet bij zwemwedstrijden.

Als de jury door de organiserende vereniging wordt verzorgd kan je de juryleden ruim voor de wedstrijd een uitnodiging sturen. Het is verstandig een kopie van de programma en bepalingen van de wedstrijd toe te voegen zodat de juryleden weten hoe de wedstrijd waar ze voor worden uitgenodigd is georganiseerd.

Als aan alle deelnemende verenigingen één of meer juryleden worden gevraagd hoeven deze niet nog eens een aparte uitnodiging te ontvangen. De deelnemende vereniging waar de officials lid van zijn wordt geacht hen over de wedstrijd te informeren.

• Voorafgaand aan een wedstrijd dient de scheidsrechter, die de leiding over de wedstrijd heeft, de juryleden instructies te geven over de toepassing van de reglementen, indeling van de juryleden en diverse andere zaken. Voor deze zogenaamde 'juryvergadering' is een geschikte ruimte nodig. Alle juryleden moeten kunnen zitten en de ruimte moet niet lawaaierig zijn! Het verzorgen van een kop koffie of een frisdrankje verdient aanbeveling.
• Voor de spullen van de juryleden (tas, schoenen etc.) moet een afsluitbare ruimte of kast beschikbaar zijn.
• Tijdens de wedstrijd verwerkt het jurysecretariaat de uitslagen. Dit is een secuur werkje en daarom moet het jurysecretariaat over een rustige werkruimte kunnen beschikken. Een goede schrijftafel en stoelen zijn belangrijk. Eventueel een computer als de uitslagenverwerking geautomatiseerd verloopt.
• Omdat soms contact met de scheidsrechter noodzakelijk kan zijn is het handig als de ruimte niet al te ver van het wedstrijdbassin is gesitueerd.

Wedstrijden die uitsluitend uit niet reguliere nummers bestaan, bijv. een 24-uurs zwemmarathon.

Deze wedstrijden kunnen gewoon georganiseerd worden. Aanmelden is niet nodig.

Bijzondere kampioenschappen zoals Nederlandse Politie Kampioenschappen, Nederlands MBO-kampioenschap, Internationale-scholenwedstrijd etc.

De organiserende vereniging dient dispensatie aan te vragen (zwemmen@knzb.nl) voor het organiseren van een wedstrijd waaraan niet KNZB-organisaties deelnemen en voor het laten deelnemen van leden van verenigingen die met hun KNZB-startnummer uitkomen voor een andere organisatie dan de vereniging waarvoor ze binnen KNZB-verband startgerechtigd zijn.

Nadat dispensatie is verleend kan de organiserende KNZB-vereniging de wedstrijd op de gebruikelijke wijze in de webkalender aanmelden.

Zwemmers die deelnemen zonder (geldig) startnummer zullen niet in de uitslagen op de KNZB-site en de ranglijsten worden opgenomen.

Tijden van zwemmers met een geldig startnummer, die uitkomen voor een andere organisatie dan de KNZB- vereniging waarvoor ze startgerechtigd zijn, zullen in de ranglijsten en de uitslagen op de site worden opgenomen. Dit is het geval wanneer bijv. een zwemmer van een vereniging zijn startnummer gebruikt om voor zijn ROC uit te komen bij het Nederlands MBO-Kampioenschap. Het startnummer is bij de controle binnen de webkalender leidend.