Organiseren van een Openwater-wedstrijd

Wanneer je een nieuwe organisatie bent dien je, als de plannen concreet zijn, contact op te nemen met de Taakgroep Open Water Zwemmen. Zij ondersteunen verenigingen in de organisatie van het evenement en zullen ook de wedstrijd locatie met je bezoeken.

De Taakgroep Open Water Zwemmen is bereikbaar via openwaterzwemmen@knzb.nl.

Op basis van een groot aantal organisaties is een concept draaiboek en veiligheidsplan samengesteld, bedoeld om organisaties op weg te helpen bij het opzetten van het evenement.

• Concept draaiboek
• Concept veiligheidsplan

Als de organisatie van het evenement staat, dan is het tijd om de wedstrijd officieel bij de KNZB aan te melden. Daar kan het aanmeldingsformulier voor worden gebruikt.

De organisatie dient daarna voorafgaand aan het seizoen het LXF bestand (wedstrijdprogramma) en de advertentie (in PDF, als 'bepalingen') te plaatsen in de KNZB agenda.

De KNZB hanteert bij het samenstellen van de kalender een aparte procedure, opgenomen in de Openwater-bepalingen. Lees deze zorgvuldig door, zodat uw wedstrijd op de juiste manier wordt aangevraagd.

Administratief lijkt een Openwater wedstrijd veel op een zwembadwedstrijd. Ook in Openwater wordt er gewerkt met Splash om inschrijvingen te verwerken tot een programma, uitslagen in te voeren en een proces verbaal samen te stellen.

Extra bij het Open Water is een landelijk inschrijfsysteem, OLOWIS waarmee verenigingen eenvoudig zwemmers kunnen inschrijven voor de diverse wedstrijden.

Splash bevat een standaard template voor een Openwater-wedstrijd, die je vervolgens geheel naar jouw hand kunt zetten. Meer informatie over Splash kan je op de KNZB website terugvinden.

Informatie over OLOWIS kan je op de eigen website raadplegen.

Zonder officials geen wedstrijden, ook niet bij Open Water zwemmen. Hoewel er tegenwoordig bij het gebruik van elektronische tijdwaarneming iets minder officials nodig zijn dan vroeger, zijn er toch nog zo'n 20-30 officials actief op jouw wedstrijddag.

Organisaties hebben vaak een netwerk opgebouwd met officials die al jaren fungeren bij de wedstrijd. De Regio Official Commissie kan eventueel ook een rol spelen in het helpen met zoeken van officials.

Websites van de Regio Official Commissies

• Regio Noord
• Regio Oost
• Regio Midwest
• Regio West
• Regio Zuid

Contact met de Taakgroep Open Water Zwemmen is ook mogelijk, via openwaterzwemmen@knzb.nl.

Zwemmers en zwemsters die geen lid zijn van een bij de KNZB aangesloten vereniging kunnen deze zomer deelnemen aan openwaterwedstrijden van de zwembond. De KNZB wil met deze pilot de groeiende groep sportieve zwemmers die geen lid is van een vereniging de mogelijkheid bieden om in wedstrijdverband deel te nemen aan Openwaterwedstrijden.

Lees alle details over deze pilot in onderstaande document, en bekijk ook goed wat je als organisatie hierin kunt betekenen.

• Openwater en niet-startvergunninghouders
• Overzicht van wie op welke manier kan aanmelden

Steeds meer organisaties maken gebruik van elektronische tijdwaarneming bij Open Water wedstrijden. Het is een snelle manier voor de verwerking van de uitslagen, want de tijden komen direct binnen in de computer waarop de uitslagen worden ingelezen (Splash software).

Zwemmers dienen gedurende de race te zwemmen met chips, voor elke pols één. De chips worden bij de finish opgepikt door de ontvang-lus en gecombineerd met het startschot komt dan de gezwommen tijd binnen als resultaat.

Daarnaast dient een organisatie altijd nog (printer)klokken te gebruiken als backup, maar met ETW kan je wel met minder officials de wedstrijd draaien. Per officialgroep heb je dan 3 officials nodig. (Kamprechter, Jurysecretaris, Tijdwaarnemer).

Veel organisaties hebben de afgelopen jaren samengewerkt met Sporttijden.com. De KNZB regio Zuid heeft met deze partij een samenwerkingsovereenkomst en het is de bedoeling dat ook de andere Regio's hierin gaan optrekken.

Meer informatie over Sporttijden.com kan je terugvinden op de website.

Het jurysecretariaat is het "stresscentrum" bij elke wedstrijd, en bij een Open Water wedstrijd misschien nog wel meer. Voor de verwerking van afmeldingen vooraf, de binnengekomen tijden gedurende de wedstrijd en de afhandeling na de wedstrijd wordt hier meestal met een team van meerdere personen gewerkt.

Vooraf
De Splash Meet Manager software kan tegenwoordig ook uitstekend een Open Water wedstrijd aan, zeker in combinatie met OLOWIS waarin alle verzamelde inschrijvingen in één LXF (LENEX) bestand kunnen worden geëxporteerd. De caps worden toegewezen, rapportages worden gemaakt voor de 'kassa' en alle controlelijsten en het programmaboekje komen uit de computer rollen.

Tijdens
Gedurende de wedstrijddag zijn de jurysecretarissen vooral druk met het samenstellen van de uitslagen. Op basis van de printerstroken en volgorde-van-aankomst-lijsten wordt de uitslag samengesteld. Wanneer er ETW gebruikt wordt scheelt dat veel typewerk, maar alles moet toch nog zorgvuldig worden nagekeken. Regelmatig worden uitslagen zichtbaar voor de deelnemers opgehangen en wellicht wordt vanuit het jurysecretariaat ook livetiming gevoed!

Na afloop
Na afloop van de wedstrijd zal het Jurysecretariaat de uitslagen in de KNZB Webkalender plaatsen. Tevens dienen alle papieren, printerstroken en alle afmeldingsformulieren tenminste 3 maanden bewaard te worden.

Handige bestanden & links

• Volgorde van aankomstlijsten (Word / PDF)
• Keerpunt doorkomstlijsten (Word / PDF)
• Logboek (per programmanummer) (Word / PDF)
• Begeleidingskaart (bij afstanden vanaf 10.000m) (Word / PDF)

De omstandigheden maken elke wedstrijd in het Open Water zo uniek. De ene wedstrijd kan je last hebben van golfslag, de andere wedstrijd heb je een strakke baan. De omstandigheden worden bij elke wedstrijd geregistreerd door de organisatie, de (assistent) scheidsrechter en een coach.

Baanomstandighedenformulier (Word / PDF)

Na afloop van de wedstrijd zal er direct een korte evaluatie plaats vinden met de scheidsrechter, organisatie en veiligheidsfunctionaris. Hier sluit een eventueel aanwezige waarnemer ook bij aan. Een en ander wordt vastgelegd in de wedstrijdrapportage.

Wedstrijdrapportage

Dit gebeurt digitaal, dus het is handig om ter plaatse te beschikken over een computer + internetverbinding. Het wordt aangeraden om ook de jurysecretaris / computer bedienaar ter plaatse te hebben, zodat alle bestanden op de juiste wijze worden geplaatst in het formulier.

De volgende bestanden dien je klaar te hebben staan bij het invullen:

• Stromingsrapportage Rijkswaterstaat (indien van toepassing);
• Waterkeuringsrapport;
• Baanomstandighedenformulier (Word / PDF) (bijvoorbeeld als foto);
• Landmetersverklaring;
• Veiligheidsplan.

Meestal zal binnen enkele weken na afloop van het evenement nog een uitgebreidere evaluatie plaats vinden. Dat zal dan met name het organisatieteam doen. Hierbij worden de belangrijkste verbeterpunten vastgelegd en kan het evenement zich ook blijven doorontwikkelen. Natuurlijk is het ook een uitstekende gelegenheid om na te genieten van het succesvolle evenement.

Organisaties zullen meestal ook kort nadat het evenement is geweest de editie van het volgende jaar aanmelden bij de KNZB. We wijzen je graag op de kalenderprocedure in de bepalingen.

Openwater-aanvraagformulier

Tevens dien je, het liefst direct nadat de SR de complete uitslag heeft goedgekeurd, de uitslagen te uploaden in de Webkalender. Hiermee worden automatisch de klassementen bijgewerkt.